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新闻发布会注意事项【媒体邀约】

发布时间:20-02-26 访问量:674 来源:海讯社

发布会形式有:新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等,其中新品发布会和新闻发布会最为常见。

新品发布会侧重于产品推广,注重的是宣传和造势,而新闻发布会侧重于信息沟通,注重的是传播和公关。

一、确定发布会的主题

新闻发布会对于企业来说是一个重要节点,每个新闻发布会都会有一个主题,要结合新闻事件明确主题方向,做到让媒体一目了然并且感兴趣。只有先确定主题,才能制作H5邀请函、媒体邀约请柬、媒体打包资料、会场布置材料、纪念品等文件。

避免使用新闻发布会的字样。我国对新闻发布会是有严格申报、审批程序的,对企业而言没必要如此烦琐,可以把发布会的主题定为“XXX信息发布会”或“XX媒体沟通会”。

二、发布会的时间选择

一般来说,新品发布会从策划到实施要提前准备一个月左右,但新闻发布会往往只有几天时间甚至几个小时时间来准备,所以要根据具体情况具体决定。

越紧急的新闻事件越需要紧急召开发布会,可能上午有相关新闻爆出,下午就召开新闻发布会进行相关说明了。但如果事态没有那么紧急,就可以提前预留半个月时间来精心策划。然后具体时间要避开重要节日、重要事件节点,以免形成热点冲突,然后媒体临时抽不出人来参与发布会。

要根据媒体发稿习惯确定时间定在上午或者下午,如果希望新闻报道在下午就发布出来,那么就可以安排在上午召开发布会。

发布会的时间尽可能安排在周一、二、三为宜,发布会时长要把控在1个小时左右,最好不要超过2个小时,这样可以相对保证发布会的现场效果和会后发布的效果。

发布会应该尽量不要选择在上午较早的时候或晚上,不建议在发布会后与媒体记者共进午餐或晚餐。如果不是历时较长的邀请记者进行体验式的新闻发布会,一般不需要做类似的安排。

有一些以晚宴酒会形式举行的重大事件发布,也会邀请记者出席,应把新闻发布的内容安排在开始的阶段,以保证记者的采访工作可以比较早的结束,确保媒体次日发稿。

在时间选择上还要避开重要的政治事件和社会事件,媒体对这些事件的大篇幅报道任务,会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

三、发布会的地点安排

发布会的地点一般有三个选择,第一是相关事件的现场,可以方便召集媒体和直接现场取景;第二个是企业的会议室等场所,第三个是酒店,为了企业形象考虑,一般都会选择档次高一点的五星级酒店。

所以,如果发布会要租借第三方场地,要做好协商,选择合适的场地,主要从档次、场地规模、便利性、价格方面考虑,并签订合同。比如会议厅容纳人数是否够用、是否配备主席台和投影设备等,停车场是否够用。酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,酒店是否允许布置,当地市容主管部门是否有规定限制等。

四、确定发布会流程

一般情况下,新闻发布会的流程主要有嘉宾签到、给媒体分发资料、发言人进行新闻发布、点请记者提问、回答媒体问题、发布会结束等环节,但有的企业会出于礼貌,会邀请嘉宾在会后参与聚餐。另外,有些企业会比较重视此次事件,会安排后续的媒体座谈会或记者招待会。根据实际情况制定流程,并通知到各个嘉宾。

五、确定参会者、发出媒体邀约

在媒体邀请的数量上,既不能太多,也不能太少,应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者、新闻记者和有采访权的媒体参加。邀请的时间一般以提前3到5天为宜,发布会前一天可做适当的提醒。联系比较多的媒体记者可以采取直接电话邀请的方式,相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取邀请函的方式。

、发布会的资料准备

提供给媒体的资料,一般以手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,然后再发布会前发放给新闻媒体,顺序依次应为:

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、发言人的背景资料介绍(应包括头衔、主要经历、取得成就等)

5、公司宣传册

6、产品说明资料(如果是关于新产品的新闻发布的话)

7、有关图片

8、纪念品(或纪念品领用券)

9、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

10、空白信笺、笔(方便记者记录)

 

会场布置

主席台+台下课桌式摆放,确定主席台就座人数和名字,摆放席卡,便于记者记录发言人姓名。摆放原则是“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。 也可采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于台下第一排的方式。一些非正式、讨论性质的会议采用圆桌摆放方式。

发布会其他设备:麦克风和音响设备、投影仪、笔记本电脑、联线、上网连接设备、投影幕布等,相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。

发布会现场的布置和外围布置需提前进场,在大堂、电梯口、转弯处摆放导引指示欢迎牌,安排礼仪小姐迎宾。

、发布会发言人的确定

新闻发言人应该在公司身居要职,有权代表公司。和表达能力。发言人的知识面要丰富,要有清晰明确的语言表达能力、倾听能力及反应力,良好的外型、大方得体。有现场调控能力,可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

九、检查各项准备工作

在发布会即将开始之前,一定要细致检查发布会的各个方面,包括流程设置、重要人员是否已经出发、音频设备是否正常使用、现场是否会有意外等,还要对可能产生的突发情况做好预警处理,制定出救场方案。

发布会实施

按照计划开始发布会,在来宾签到、贵宾接待后,由发言人对整体信息进行有条理、有逻辑的阐述,然后邀请记者提问,经过充分的沟通,保证记者对整个事件的来龙去脉和关键点形成足够清晰的认识,为记者朋友听新闻素材。

如果记者提到了一些不相关的问题,那么可以礼貌委婉的提醒下,如果问到了涉及企业机密的问题,可以拒绝回答,如果记者问到了太过复杂的问题,可以先简单阐述要点,并邀请会后详细探讨。

最后发布会结束,发言人对各位嘉宾朋友的到来再次致谢,如果没有会后聚餐交流环节那么就礼送他们离开会场。

十一、发布会效果复盘:

对新闻发布会后的媒体发布情况要进行检测并汇总,哪家媒体发布的是通稿,哪家媒体对稿件有删稿,不同的媒体发布在哪个版块上(头版、首页、栏目页等)。同时,整理发布会的视频、音频、文档资料,并存档保存。最后,对此次新闻发布会的效果进行整体的总结。

 


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